GDPR e dati clienti nella ristorazione: cosa devi sapere
Raccogliere email e numeri di telefono tramite prenotazioni online ha implicazioni GDPR. Ecco cosa devi sapere e cosa fa PrenotaPRO per garantire la conformità.
Dal 2018, il GDPR regola come le aziende raccolgono, trattano e conservano i dati personali nell'UE. I ristoranti non sono esenti, anzi, raccogliendo dati di prenotazione hanno obblighi precisi. Ecco cosa serve sapere.
Dati di prenotazione: quale base giuridica
Quando raccogli nome ed email per inviare la conferma di prenotazione, la base giuridica è l'esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR). Non hai bisogno di consenso esplicito per questi dati, sono necessari per fornire il servizio richiesto.
Per il marketing: serve il consenso
Se vuoi usare quell'email per inviare promozioni, newsletter o offerte, hai bisogno di consenso esplicito (art. 6.1.a GDPR). Il consenso deve essere:
- Libero (non pre-selezionato);
- Specifico (per comunicazioni promozionali);
- Informato (deve linkare la privacy policy);
- Revocabile in qualsiasi momento.
Conservazione dei dati
I dati non possono essere conservati per sempre. Una buona pratica è conservare i dati di prenotazione per 2-3 anni. I dati di fatturazione per 10 anni (obbligo fiscale). I dati di marketing finché il consenso non viene revocato.
Come PrenotaPRO gestisce la conformità
Il widget di prenotazione include automaticamente il link alla privacy policy, il consenso marketing facoltativo e la gestione delle preferenze di comunicazione. Come responsabile del trattamento, PrenotaPRO firma un DPA (Data Processing Agreement) con ogni ristorante e garantisce server in UE.
Domande frequenti
I dati raccolti tramite prenotazioni online richiedono consenso?
I dati necessari per la prenotazione (nome, email per conferma) si basano sull'esecuzione del contratto, non richiedono consenso esplicito. Il consenso è necessario per le comunicazioni marketing.
Come si raccoglie il consenso marketing in modo conforme?
Con un checkbox facoltativo nel form di prenotazione: 'Acconsento a ricevere comunicazioni promozionali'. Non deve essere pre-selezionato.
PrenotaPRO è conforme al GDPR?
Sì. I server sono in UE, PrenotaPRO agisce come responsabile del trattamento, il DPA è disponibile per la firma, il widget include il consenso cookie.
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